“Škoda, že má deň len 24 hodín! Potreboval/a by som, aby mal aspoň 48 hodín, aby som všetko stíhal/a.” Povedali ste si niečo podobné aspoň raz za život aj vy?
- Prečítajte si: Začať stíhať, znamená PRESTAŤ sa ponáhľať …FAKT ?!
Priatelia, je nepopierateľné, že náš deň má “len” 24 hodín. To veru neovplyvníme. Je to jedna z mála vecí na svete, ktorá je spravodlivá v tom, že platí pre každého bez rozdielu. Rovnako. Čo je ale podstatnejšie a v čom tkvie zásadný rozdiel, je to, ako týchto 24 hodín vieme využiť.
Dnes si preto posvietime na pravidlo, ktoré využívam vo svojom živote už dlhé roky aj ja.
O čo ide?
Paretovo pravidlo 80/20 je jedným z najužitočnejších pojmov v oblasti organizácie času.
Jeho názov sa odvíja od jeho objaviteľa, talianskeho ekonóma Vilfreda Pareta, ktorý sa o ňom prvýkrát zmienil v roku 1895. Pareto v ňom popisuje, že práve 20% našich činností vyprodukuje 80%našich výsledkov.
Zaujímavým faktom je, že pán Pareto bol týmto rozdelením vkladu a výsledného efektu nadšený do takej miery, že si dokonca všimol, že 80% hrachovných strúčikov vyrástlo z 20% zasiateho hrášku. ?
Uveďme si to na príklade: ak máme na zozname svojich úloh 10 vecí, ktoré musíte urobiť, ukáže sa, že len dve z nich budú mať päť až desaťnásobne väčšiu hodnotu než ostatných osem úloh na našom zozname.
Jeden z mojich učiteľov, Bryan Tracy venoval téme organizácie času niekoľko kníh. Hovorí aj o tom, že sa často vo svojej praxi stretol s ľuďmi, ktorí budili dojem veľmi zaneprázdnených workoholikov. Kameň úrazu bol ale v tom, že aj napriek tomu, že pracovali o dušu, nedosahovali žiadne pozoruhodné výsledky.
Dôvod vidí vo väčšine prípadov práve v tom, že sa títo ľudia väčšinu času zaoberali úlohami, ktoré nemali pre nich takmer žiadnu hodnotu. A že odsúvali práve tie úlohy (tých najdôležitejších 20% činností), ktoré by ich vedieť posunúť výrazne vpred a vyprodukovali by im 80% výsledkov.
Organizácia času a jeho efektívne využitie patrí dnes k témam č.1. A čo teda znamená efektívne využívanie času? Také, ktoré prináša najvyššiu mieru výsledkov.
Jednoducho povedané, nie tí sú najúspešnejší, ktorí makajú 18 hodín denne. Najúspešnejší sú tí, ktorí si všímajú, ktoré aktivity im prinášajú najviac a najlepších výsledkov a na ne sa v prvom rade zameriavajú.
Začnite používať TÚTO zázračnú otázku
Mnohokrát sa nám nahromadí toľko úloh, že je výzvou vybrať si tú najdôležitejšiu.
Dôležité sa nám zdá aj to, aj ono.
A práve v takýchto prípadoch majú mnohí z nás tendenciu urobiť tie jednoduchšie úlohy ako prvé. Len aby sme mali pocit, že sme niečo urobili. Že sme vyplnili tých svojich 24 hodín.
Mimochodom, poznáte aj vy ľudí, ktorí sa snažia pred inými a v konečnom dôsledku aj pred sebou samým budiť dojem maximálnej vyťaženosti? ? A práve to je cesta k neproduktivite a takpovediac nijakým výsledkom a nulovému progresu.
Podľa Bryana Tracyho by sme sa mali v prvom rade zbaviť návyku a pokušenia vysporiadať sa najskôr s tými menej dôležitými úlohami. Aj toto ide ruka v ruke s Paretovým pravidlom. To najťažšie pri každej náročnej úlohe je totiž to, aby sme sa do nej vôbec pustili. Aby sme urobili ten prvý, zásadný krok a vykročili.
Keď budete nabudúce stáť pred rozhodnutím do čoho sa pustiť najskôr, položte si túto otázku:
Môžem považovať túto úlohu za tú, ktorá patrí k tým najdôležitejším 20% činností, ktoré mi donesú 80% výsledkov? Alebo je to činnosť, na ktorej až tak veľmi nezáleží a ak sa do nej pustím, stratím možnosť pustiť sa do tej, ktorá mi prináša tie najdôležitejšie výsledky?
Pripraviť sa, pozor, ŠTART!
Aj mne sa stáva, že stojím pre úlohami do ktorých sa mi úprimne nechce. Práve v takejto chvíli nás môže začať nahlodávať škriatok pochybností, ktorý nám šepká do ucha: “Odlož to. Venuj sa radšej niečomu inému….”
Realita však býva taká, že ak sa pustíme do nejakej inej, menej dôležitej úlohy, tak tá nám môže zabrať rovnaký čas alebo dokonca aj viac, než tá naša najdôležitejšia. Ktorá nám prinesie maximálne výsledky a je v súlade s pravidlom 80/20.
Vysoko produktívni ľudia si vybudovali zvyk, že sa pustia s elánom do tej úlohy, o ktorej vedia, že je pre ich posun a rast najpodstatnejšia. Aj keby bola nepríjemná a zdĺhavá. Keď ju zvládnu, tak sú nadšení, že ju zvládli, zaleje ich pocit šťastia a získajú tým energiu pustiť sa prípadne do ďalších úloh.
Ak vyriešite svoju najdôležitejšiu úlohu hneď na začiatku, zvyšok dňa sa bude niesť v oveľa príjemnejšej atmosfére. Jej splnenie posilní vašu sebadôveru, aby ste sa pohli k svojmu cieľu.
Tu je dôležité mať na pamäti práve konečný, želateľný stav.
Predstavte si, ako sa budete cítiť, keď danú úlohu zvládnete. Kam vás to až môže posunúť. Precíťte, aké to bude, keď túto úlohu dokončíte. Aký to bude pocit? Pokojne sa za ňu potom odmeňte. Napríklad masážou, príjemnou večerou s partnerom alebo drobnosťou. Najmä u našich nežnejších polovičiek táto stratégia funguje skvele.
Pretože práve naša schopnosť zvoliť si medzi tým čo je dôležité a čo je nepodstatné, je rozhodujúcim faktorom nášho úspechu. A to v osobnom i pracovnom živote. Motivujte sa a predstavujte si, aké to bude, keď to zvládnete ? Vizualizujte si konečný stav.
Príklad
Aby bolo zrozumiteľnejšie, čo sa myslí práve tými 20% úloh, ktoré prinášajú 80% výsledkov, predstavte si nejaký svoj tradičný zoznam pracovných úloh, ktorý by mohol vyzerať nejako takto:
- Odpovedať na bežnú dennú pracovnú korešpondenciu.
- Odoslať správu z porady svojmu nadriadenému (na ktorú máte 2 dni).
- Pripraviť koncepciu nového projektu pre stáleho firemného klienta ktorý na ňu čaká.
- Vypísať si žiadanku na dovolenku.
- Upratať si konečne pracovný stôl.
- Neprerušiť reťazec šťastného emailu, ktorý treba poslať ďalším 50 ľuďom, inak by sme mohli do týždňa umrieť. ?
Väčšina ľudí si zrejme povie, že začne práve tými najjednoduchšími úlohami typu upracem si najprv pracovné prostredie, vypíšem žiadanku o dovolenku, odpoviem na emaily a POTOM, keď sa zbavím týchto vecí, budem sa venovať tomu najdôležitejšiemu – príprave koncepcie projektu. Na prvý pohľad to dokonca môže mať logiku.
Lenže – čo sa stane v realite. Začnete si upratovať stôl a narazíte na papier s poznámkou o niečom, na čo ste úplne zabudli, poviete si teda, že sa toho rýchlo zbavíte.
Idete si odniesť žiadanku a po ceste sa zahovoríte s kolegyňou. Pri vybavovaní bežnej korešpondencie narazíte na email, ktorý, ako si poviete radšej hneď vybavíte. Naň sa však nabalí ďalších 5 emailov. A zrazu zistíte, že je koniec pracovného dňa a na tú najdôležitejšiu úlohu už nezvýšil čas. Znova. Stalo sa niečo podobné už aj vám?
Pritom práve príprava konceptu projektu je niečo, čo má potenciál priniesť firme zisky a vám napríklad vianočné prémie za dobre odvedenú prácu. A práve týmto krokom by ste sa mohli zaradiť k povestným 20% zamestnancov, ktorí sa podieľajú na 80% ziskov firmy.
Preto by pre vás mal byť prioritou č.1.
Avšak zamyslite sa, či sa všetkým týmto vedľajším úlohám nevenujete len preto, že sa máte na čo vyhovoriť a takto si “logicky” odsúvať tie úlohy podstatné.
Upracte si pokojne ten stôl ako prvý, ale urobte to tak, že napríklad prídete do práce o pol hodinku skôr, aby ste si neodkrajovali z vášho produktívneho pracovného času. O dôležitosti nastolenia poriadku v živote som mimochodom písal aj v tomto článku.
Odhodlajte sa a otestujte si ten pocit, keď sa naozaj ako prvej začnete venovať úlohe, ktorá má najvyššiu prioritu z hľadiska výsledného efektu. Uvidíte, že tých zvyšných 80% potom sfúknete za polovicu času.
Ďalšou dobrou správou je, že keď sa naučíte správnej aplikovať pravidlo 80/20 a vytvoríte si páku ako dosiahnuť lepšie výsledky pri menšej časovej investícii, zistíte, že sa vám vytvoril voľný čas na tie “ostatné” veci, ktorým ste sa možno chceli venovať alebo do ktorých ste sa už dávno chceli pustiť, ale nemali ste čas.
Zhrnutie
Takže keď si to zhrnieme, vďaka Paretovmu pravidlu vieme, že 80% výsledkov a pozitívneho efektu dosiahneme prostredníctvom 20% tých najpodstatnejších činností.
Ak teda chceme byť úspešní, výkonní a dosiahnuť zlepšenie kvality svojho života, potrebujeme v prvom rade zistiť, ktoré činnosti to sú a na základe toho nastaviť svoje rozhodnutia, plánovanie a akciu.
Venovať svoju plnú pozornosť a zameranie tým 20% činností, ktoré nám prinášajú 80% celkových výsledkov. Pochopiteľne, neznamená to, že na ostatných 80% môžeme zabudnúť. Venujme im však len toľko pozornosti, koľko si naozaj zaslúžia. Prípadne ich delegujme.
Paretovo pravidlo sa pre nás môže stať mocným pomocníkom. Stačí sa ho naučiť používať a pozorne sledovať zmeny, ktoré so sebou prináša. Pomôže nám totiž sústrediť sa na podstatné veci, ktoré ovplyvňujú našu efektívnosť a celkovo naše výsledky.
AK SA TI ČLÁNOK PÁČIL, ZDIEĽAJ HO S PRIATEĽMI ?
Andy Winson
Trenér, mentor a motivátor v oblasti ľudského potenciálu a prosperity.
Priekopník a tréner NLP na Slovensku a tvorca transformačných tréningov, kde učí ľudí žiť život, po ktorom túžia.
Je autorom knižného bestselleru „Mysli, konaj, zbohatni“ a úspešného Česko – Slovenského online programu Makač vs. Boháč, zameraného na efektívne narábanie s peniazmi.
- Zdroj: www.andywinson.sk