Nedávno som si s cieľom zmeniť prostredie či prísť na iné myšlienky urobil výlet do iného mesta: jednoducho som z miestneho coworkingu pracoval a riešil všetky záležitosti súvisiace s firmou. Takáto situácia je celkom dobrý príklad na vysvetlenie princípu cestovného v nákladoch firmy a zároveň čistých príjmoch cestovateľa.
Pracovné cesty totiž – za ceny trochy papierovania – skutočne zvyšujú náklady firmy a zároveň zabezpečujú zamestnancovi, spoločníkovi eseročky či SZČO príjem, ktorý nepodlieha daniam ani odvodom. Je ešte stále leto, čas výletov i “výletov”, tak poďme na to.
Pracovná cesta sa do nákladov uplatňuje prostredníctvom vyplatených cestovných náhrad. Cestovné náhrady sú výhodné dvojako: na jednej strane je firma, ktorý cestovné náhrady vypláca (a podľa zákona vyplácať musí) a sú pre ňu uznateľným daňovým výdavkom. Na druhej strane je osoba, ktorá náhrady dostala a tieto nemusí zdaniť ani z nich platiť odvody.
Z čoho preplatené cestovné náhrady pozostávajú:
- cestovné – buď verejným dopravným prostriedkom (doklad: cestovný lístok, letenka a pod.)alebo vlastným autom (v tomto prípade pozostáva náhrada nielen zo spotreby pohonných hmôt, ale aj z paušálnej náhrady za každý kilometer jazdy – pre osobné automobily ide 0,183 EUR na km)
- ubytovanie – hotel, privát a trebárs aj Airbnb
- paušálne stravné – na pracovnej ceste si nie je potrebné odkladať bločky za nákup jedla ani riešiť poukážky. Zamestnanec/spoločník/SZČO dostane za každý pracovný deň určitú sumu vlastne bezdokladovo a paušálne. Za pracovné cesty v rámci SR ide o sumu od 4,20 EUR do 9,80 EUR (v závislosti od oficiálnej dĺžky pracovného dňa), za zahraničné je to o čosi viac (napr. Česko 600 CZK na deň, Nemecko 45 EUR…). Ešte raz: aj toto de facto paušálne stravnénavyšuje na jednej strane náklady firmy a na druhej zvyšuje čistý príjem prijímateľa
- poistenie
- iné výdavky súvisiace s pracovnou cestou – napr. diaľničná nálepka, miestne parkovné a pod.
- vreckové – toto môže firma poskytnúť iba pri zahraničnej pracovnej ceste, max do výšky 40% stravného. Bohužiaľ sa ako jediná zložka cestovných náhrad na strane zamestnanca zdaňuje aj “zodvodňuje”.
Kto a ako si môže uplatniť cestovné
Zamestnanec (eseročky, SZČO)
Vzťah firma-zamestnávateľ vs. jej zamestnanec je ideálny príklad. Zamestnancovi je firma cestovné náhrady vyplatiť povinná – v presnej výške podľa zákona o cestovných náhrad, teda ako súčet položiek vymenovaných vyššie.
Ak zamestnanec použije na pracovnú cestu svoj súkromný automobil, nie je povinný dokonca ani dokladovať nákup pohonných hmôt – v tomto jedinom prípade sa spotreba určí podľa oficiálnych štatistických cien. Poskytnúť ich firma môže nielen zamestnancom v trvalom pomere, ale napr. aj dohodárom (ak to majú v zmluve), štatutárom či dokonca aj iným osobám.
Z cestovných náhrad vyplatených zamestnancovi si však firma-platiteľ DPH nemôže odpočítať DPH, preto je niekedy vhodné niektoré plnenia – napr. hotelové ubytovanie – vyfakturovať priamo na firmu, tj nie na zamestnanca.
SZČO
SZČO môže v súvislosti “s činnosťou vykonávanou v inom mieste, ako je miesto, v ktorom činnosť pravidelne vykonáva” uplatniť príslušné výdavky. A to podobnou formou, ako zamestnanci – teda ako súčet cestovného, stravného, ubytovania a prípadných iných výdavkov.
Rovnako platí, že ako dopravný prostriedok môžu použiť verejnú dopravu alebo vlastné auto – podnikatelia sú však už cenu povinní dokladovať skutočnými bločkami. Či si platitelia DPH môžu z tohto bločka odpočítať DPH, je polemické ako mnoho iného – podľa základnej definície práva na odpočítanie DPH však pravdepodobne áno.
Podstatným v tomto prípade je však použitie auta súkromného, tj nezaradeného do obchodného majetku SZČO – firemný automobil je trochu iná záležitosť a do nákladov sa dostáva iným spôsobom.
Spoločník eseročky
Spoločník eseročky sa zamestnancom svojej firmy stať môže aj nemusí. V každom prípade však platí, že na účely zákona o dani z príjmov sa považuje za zamestnanca – z čoho plynú viaceré nevýhody, no aj výhody.
Jednou z nich je teda aj možnosť – resp. v podstate povinnosť – poskytnúť zamestnancovi/spoločníkovi za pracovnú cestu cestovné náhrady. Postup je teda rovnaký, ako v prípade zamestnanca: spoločníkovi patrí súčet spomenutých položiek (pri jazde súkromným autom nie sú potrebné bločky), firme idú vyplatené náhrady do nákladov a pre spoločníka znamenajú čistý príjem.
Áno, pri troche papierovania ide o peknú formu, ako vyberať peniaze z vlastnej eseročky.
Čo je to vlastne “pracovná cesta”?
Podľa zákona o cestovných náhradách ide de facto o čas strávený mimo pravidelného pracoviska. Pravidelným pracoviskom je miesto dohodnuté v pracovnej či inej zmluve (napr. sídlo firmy či prevádzka). Podstatným pre daňovú uznateľnosť je teda fyzický a zdokladovaný pobyt “niekde mimo”a samozrejme aj súvislosť s dosahovaním, zabezpečením či udržaním príjmov firmy či podnikateľa.
Štandardne ide o cesty za klientmi, vzdelávaním, nákupom či dodávateľmi (napr. grafikom, právnikom či účtovníkom). Či môže ísť aj o“tvorivý pobyt” z úvodu článku (pracoval som z čarovného coworkingu Luft v Banskej Štiavnici) či napr. návštevu známeho coworkingu “Surf office” na Kanárskych ostrovoch, nevedno – osobne si však myslím, že prečo nie.
A ako pracovnú cestu zdokladovať?
Jednou z podmienok pre daňový výdavok je zdokladovanie a obhajoba. Ako doklady je prioritne možné použiť doklady o ubytovaní, cestovné či iné “bločkové” doklady. Rovnako aj správu z pracovnej cesty, kde podrobne popíšete, kde a za akým účelom ste išli a s kým ste sa vlastne stretli prípadne čo vybavili.
Počul som aj o tom, že ktosi dáva klientom podpisovať papier o tom, že “tam bol”, ale príde mi to trochu zvláštne. Sexi je spájať dlhší súkromný výlet s nejakým pracovným jednaním, takéto tripy sa však odporúča oddeliť a ideálne je samozrejme používať zdravý rozum.
Aké máte s uplatňovaním cestovného a výletov skúsenosti? Podeľte sa v komentároch
Peter Furmaník
Fanúšik podnikania a jednoduchého, motivačného a priateľského podnikateľského prostredia. Firemný ekonóm, účtovník, autor a bloger so záľúbou v poľudšťovaní jazyka podnikateľských zákonov.
ludskourecou.sk/2015/08/pracovna-cesta-ci-vylet-danovy-naklad-a-ine-vyhody/
Zdroj: ludskourecou.sk